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公司被起訴了?不要慌!公司法務要做好這十件事

2015-11-3 10:32| 發布者: scyjlaw | 來自: 財智法商智慧 財智法商智慧

摘要: 對于公司法務來說,似乎沒有比收到一紙訴狀更讓人焦躁不安了。如果你“恰好”在訴訟方面還沒有任何實際經驗,那這份訴狀可能會引起你內心的巨大恐慌,讓你不知道接下來應該做些什么。不過,就算對訴訟有非常豐富的處 ...

 

 

 



對于公司法務來說,似乎沒有比收到一紙訴狀更讓人焦躁不安了。如果你“恰好”在訴訟方面還沒有任何實際經驗,那這份訴狀可能會引起你內心的巨大恐慌,讓你不知道接下來應該做些什么。不過,就算對訴訟有非常豐富的處置經驗,大部分公司法務在著手仔細研究案件情況和材料之后,恐怕也會開始覺得焦慮。




作為公司法務,在接到訴狀后,你一定要盡快完成清單上的十項工作,尤其是當案情比較重大、標的額較高,CEO會隨時打電話詢問訴訟最新進展的情況下。看完這份清單,你至少有十件馬上就可以著手開始做的工作。


作為一名曾經的訴訟律師,我常常會從外聘律師的角度目睹不同公司法務的應訴狀況。隨著經驗的積累,我總結出了一套標準的應訴“待辦事項清單”。之所以要整理這份清單,是因為我發現,公司法務在“兵荒馬亂”地進行應訴準備過程中很容易會遺漏某些重要的基礎性工作,而這些工作對日后的當庭辯護或者庭下和解卻至關重要。以下就是公司法務在公司被訴時應該做好的十件事。



1、仔細閱讀原告提交的訴狀


深呼吸幾次,找個安靜的角落,認真閱讀原告的訴狀。第一遍閱讀的時候,先大致瀏覽,了解原告起訴的具體訴由,如果看到你認為不合理的地方,先不要著急,因為原告陳述的可能并不都是真實的情況。完成第一遍的閱讀后,你需要接著再逐句閱讀第二遍。記住,在你匯報訴訟情況的時候,業務部門問你的第一個問題肯定是“這起案件起訴的是什么事情?”你要帶著這個問題閱讀訴狀。要反復確認訴狀中的當事人的確是你所在的公司,而不是拼寫錯誤或者類似名稱的其他公司/機構,同時需要檢查訴狀在送達時是不是存在錯誤。回想一下,涉案的合同是否存在仲裁或者糾紛解決的固定步驟,如有,那原告是否遵循了這些規定?類似的錯誤常常會出現,而這些錯誤會給你的公司提供更多的應訴準備時間。



2、準備一份簡要的案情說明


這份案情說明能有效地幫助你集中注意力解決案件的核心問題,這份說明當中應當包含以下基本信息:案件當事人、法院所在地、主審法官、原告的訴由、原告主張的賠償(金錢賠償的數額、是否申請禁止令等)。你還可以開始羅列你所在公司的辯護理由和主要依據。



3、確定關鍵書面文件和證人


在撰寫案情說明的時候,你可以順便列出一份與案件有關的或出現在訴狀里的關鍵文件清單,包括合同、電子郵件、ppt等等,并依照這份清單盡早收集所有文件。如果訴狀里提及任何具體的公司雇員,那你還需要著手列出一份關鍵證人名單。如果訴狀本身未提出具體的公司雇員,那你需要認真考慮一下與案情有關的業務部門,該部門中有哪些人可以幫助你確定涉案的關鍵證人,并幫助你查找、收集所有關鍵的書面文件。



4、公司內部的訴訟證據保留


這件事一定要馬上做!現在的訴訟很多時候更像是在證據開示環節的一個“抓小辮子”的游戲,而不是當庭就實質性的法律問題進行辯論。在公司內部進行訴訟證據保全(litigation hold)就顯得至關重要。充分利用你在第3步準備好的列表,確定你要聯系哪些公司雇員,以確保能“一個不漏地”通知他們保留與案件有關的重要文件,這里所說的重要文件包括紙質文件、電子文件、草稿、日程安排、即時通訊軟件里的信息等等。你應該在平時準備好一份格式化的《訴訟證據保留通知》。在訴訟證據保留階段,你應該盡可能多地保留所有證據。公司法務需要把握訴訟證據保留的方向。隨著案情的發展,公司法務還要不斷更新、修改需要進行訴訟證據保留的部門及雇員名單,定期(每月或每季度)提醒相關人員注意案件相關文件的保存,甚至應該要求他們發送回執,明確自己已經收到《訴訟證據保留通知》并理解自己的相關義務。



5、誰需要了解案件情況和進展?


如果案件標的很小,那只需要幾個人知道即可。但如果是一起重大訴訟案件,那公司法務就應該及時通知首席執行官(CEO)和首席財務官(CFO)以及其他公司董事會成員、全體高管層。作為公司法務,你要時刻牢記:公司高管通常無法從法律層面充分了解案件情況。因此,你可能需要給他們提供一些有關訴訟程序及相關法律法規的基本介紹,以免高管層緊張過度。同時,由于訴訟案件的高度公開化,媒體也會高度關注一些他們感興趣的案件。比如,媒體就特別關注那些員工起訴公司的勞資糾紛案件。因此,除非案件非常簡單或標的很小,公司法務應該與公司的公關團隊及時溝通,以便他們了解案件的最新進展。事先準備好一份媒體聲明,會在關鍵時刻起到“救命”的作用。如果你所在的公司是一家上市企業,你還需要立刻通知投資者關系團隊以及披露委員會,可能還要著手準備做重大訴訟披露。



6、確定訴由是否在公司投保范圍之內


作為公司法務,在充分了解案件的訴由之后,你還需要和保險經紀或者公司內部負責保險條款的團隊坐下來仔細研究,原告的訴由是否在公司投保的范圍之內,比如董事及高管責任險、錯誤與遺漏責任險、商業綜合責任險(CGL)等。仔細檢查公司所有的保險條款。同時還要注意,保險公司是否承保并不是以原告在訴狀中列明的所謂訴由為準,而是以訴由所涉及的事實問題為準。因此,不要僅僅因為訴狀里的那些大標題列明的訴由看起來不屬于承保范圍,就武斷地認為眼下的訴訟與公司投保的范圍無關。如果案件或訴狀中出現了任何在你看來應該觸發保險責任的案件事實,那就立刻與保險公司或公司內部的保險團隊取得聯系。



7、選聘外部律師


除非你的公司決定所有訴訟案件都由法務部自行代理,你都會需要聘請外部律師。你可能要根據法務部已有的“外部律師庫”選擇律師,但這個選擇不應該是“一拍腦袋”的決定,而是需要考慮很多因素,包括法院所在地、原告的起訴依據是否是某些特別法,原告的代理律師是誰,案件涉及的標的有多大等等。如果眼下法院已經簽發了臨時禁止令(TRO),那你就沒有反復思考的時間,你要做的就是馬上聘請外部律師、馬上開始行動。但如果你有時間,那就要反復權衡哪家律師事務所才是眼下案件的最佳選擇。如果時間充裕、條件許可,你需要盡可能啟動正式的招投標過程,以便你充分比較多家律師事務所的優勢、費率。此外,在招投標過程中,律師事務所通常還會提出初步的訴訟策略——即便你最后沒有選擇這家律師事務所,他們提出的策略你也可以拿來就用。



8、案件能否直接和解,或者用其他方式迅速解決?


即便是原告已經向法院提起訴訟、法院已經立案,也不等于案件不能通過和解迅速解決。我在執業生涯里遇到過好幾起案件,就是通過一兩通電話就把雙方當事人的糾紛徹底解決了,當然這種情況通常是由于雙方當事人在某些重要的案件事實上存在誤會,所以只要充分地溝通可以解決問題。在開始啟動“訴訟”這臺“碾壓機”之前,作為公司法務,有必要花些時間仔細思考案件是否可以通過和解或其他方式迅速解決,比如,這起案件對于原告來說,和解能否作為有一定吸引力的解決方案?或者原告起訴是不是僅僅是因為你的公司拖欠了某筆款項,如果及時支付就能很快解決?



9、誰是客戶?


公司法務通常會把“公司”作為一個整體當作自己的客戶。從公司法務的職能定位上看,這樣認為無可厚非。但從處理案件的角度來看,誰有權決定案件的走向,比如是否可以和解、以什么條款達成和解,以及案件的預算、調解機制、證據開示環節這些問題,誰才是公司法務真正的“客戶”。你需要某一個具體的業務部門、甚至是一個具體的人作為你的“客戶”。同時,你需要和公司高管合作,一起去確定這位“客戶”的合適人選,并在高管的幫助下,跨部門地與“客戶”建立良好、緊密的合作關系。



10、是否會出現保密問題?


如今,訴訟是一個高度公開化的過程。從準備應訴階段,公司法務就需要識別案件中可能會涉及的敏感商業秘密,比如價格信息或者合同條款;同時,還要針對那些在案件進行過程中可能對公司聲譽造成負面影響的因素做好相應準備。案件涉及的合同當中可能會包含一些保密條款,如果你認為原告已經違反了這些條款,比如在訴狀中披露某些保密信息,那你應該盡快向法院申請保護令,以確保包含這些信息的文件不會被對外披露。對于保密信息一定要時刻繃緊神經,而外聘律師在這方面往往無能為力。


這份清單的目的只是幫助剛剛收到訴狀的公司法務在做應訴準備的初期有條不紊地開展工作。當然,在這份清單之外,還有很多需要公司法務考慮的細節,比如案件的成本/預算、是否提起反訴、是否需要在法務部內部成立針對這起案件的項目組等等。


最后,最重要的是—不要慌!對于所有商業公司來說,訴訟幾乎不可避免。在公司發展到某一個階段的時候,訴訟就必然發生。當它真的發生的時候,你應該抓住機會挺身而出,并成為處理案件過程中最冷靜客觀的中流砥柱。


作者:斯特林·米勒

在公司法務領域擁有超過20年的從業經驗,曾任紐約交易所上市公司Sabre Corporation及美國最知名的旅游在線平臺Travelocity.com的總法律顧問、公司秘書及首席合規官

 

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